Kako sortirati, baciti i pohraniti sve svoje papirnate zapise

Držite račune, pravne dokumente i račune pod kontrolom uz pomoć ovih savjeta za organizaciju.

Gurnuti u ladice ili nagomilani na hrpe, pošta i dokumenti mogu brzo natrpati radni prostor i ugušiti produktivnost. Iako je ostatak vašeg doma možda lakše održavati u redu, kladimo se da ne posvećujete istu razinu pažnje i razmišljanja organizaciji računa i fotokopiranih obrazaca. Iako je možda primamljivo odložiti papire dok vam ponovno ne zatreba referenca za svaki komad, ne biste trebali odgoditi sortiranje hrpa papira za još godinu dana. Evo stručnjaka za organizaciju kako to učiniti jednom zauvijek.

loše jede zagorenu hranu

Povezano: 19 ideja za organiziranje ureda kako biste pospremili svoj prostor

Počnite od vrata.

Prije nego što različiti dokumenti počnu putovati po vašem domu, Malaika Lubega - profesionalni organizator, uređivač interijera i vlasnik tvrtke Huza Home Concepts -kaže da možete shvatiti trebate li ih razvrstati, baciti ili spremiti čim uđete kroz ulazna vrata. 'Stvaranje jednostavne' apos; zone padova 'apos; pomaže zadržati nered s papirom ', kaže ona. 'U svom domu koristim ono što nazivam svojom' a do 'kutijicom za med' za zadržavanje, održavanje i smanjenje nereda na papiru. ' Lubega pokazuje na vlastiti sanduk Made by Design od plastike s poklopcem (11 USD, target.com ) kao proizvod za bilo koga da se koristi jer nema nereda ako se slučajno prevrne. 'Određujem jedan dan u tjednu za sortiranje ove kante, odlaganje, uništavanje i recikliranje onoga što drugo ne ostane', dodaje ona.

Stvorite sustav sortiranja.

Jedan od načina da pomognete procesu sortiranja je stvaranje sustava arhiviranja. To ne mora biti složeno. Zapravo, Lubega kaže da će vam ovo zapravo pomoći u praćenju dokumenata kojima je potrebna hitna pažnja u odnosu na one koje samo trebate podnijeti. Ona preporučuje upotrebu proračunskog organizatora kockica, poput police za organizatore Threshold's Four-Cube ( 50 USD, target.com ), zajedno s kantama za datoteke magazina, poput Project's 62's Metal Magazine Filer ( 13 USD, target.com ) i kante za tkanine, kao što su Threshold's Cube Storage Kins ( 10 USD, target.com ), da sve bude u redu. Odavde označite svaku kantu za časopis na temelju vrste papira ili razine prioriteta. Lubega sortira svaku s tim oznakama: računi, obaviti i podnijeti. Počevši od računa, kaže da ih sve razvrsta u zasebnu datoteku kako bi se pratili svi kojima treba obratiti pažnju, poput komunalnih računa. Spremite papirologiju 'za obaviti', koja može biti bilo što, od obavijesti HOA-e i mogućnosti refinanciranja do predstojećih školskih događaja i drugih dokumenata za koje ne treba hitna obavijest, u pojedinačnu kantu. Zatim, nakon što platite račune, dovršite porez za godinu ili želite članu obitelji oduzeti nezaboravne projekte, stavite sve u kantu za arhiviranje.

Skladištite na duge staze.

Pored vašeg sustava za sortiranje, dodajte zasebne mape za jednostavno pohranjivanje i pristup najvažnijim dokumentima, poput računa za plin, električnu energiju i vodu; papirologije za svaku vašu kreditne kartice i banke; i kartoteke povezane sa stanovanjem. 'U mapama poredajte zapise kronološki (najnoviji naprijed)', napominje Lubega. 'To vam može pomoći da pratite koliko dugo je nešto u mapi, a možete ga samo isprazniti sa stražnje strane, skenirati i usitniti nakon godinu dana.'

kako očistiti igračke za kupanje

Uvijek čuvajte tiskane primjerke svojih pravnih papira, poput rodnih listova, putovnica, naslova imovine i iskaznica socijalnog osiguranja, kaže ona. 'Mogu se čuvati u sefu u banci ili u sefu kod kuće', objašnjava Lubega. 'Ako su kod kuće, trebali bi ih držati u vodootpornom i vatrootpornom sefu koji se lako može zgrabiti i uzeti u slučaju nužde, poput tornada, poplave ili požara.' Budući da zamjena ovih dokumenata može postati potpuno i skupa, predlaže ulaganje u škrinju, poput vodootporne škrinje Honeywell Lite Weight ( 119,98 USD, lowes.com ).

Izbacite 'neželjenu poštu'.

Ako primite bilo kakvu 'smeću', poput letaka ili oglasa, Lubega kaže da ih se obično može odmah reciklirati. 'Ako je upućeno & apos; trenutnom stanovniku,' apos; to može ići! ' ona kaže. 'Međutim, ako je na vama vaše ime i adresa, vrijedi ga usitniti iz sigurnosnih razloga.' Ostale predmete za recikliranje? Kuponi su jedno, pogotovo jer se mnogi mogu naći na mreži.

koliko košta 6 metara betona

Idi digitalno.

Nakon što se dokumenti podnesu određeno vrijeme, možete ih digitalizirati. Na plaćenim računima, bankovnim izvodima, hipotekarnim papirima želite zadržati otprilike godinu dana, dok ćete pet godina morati pri ruci držati medicinsku evidenciju ili porezne podatke. Kad prođe taj vremenski okvir, Lubega kaže da ih skenira i zadrži digitalnu kopiju. 'Mnogi mjesečni izvodi (poput računa, bankovnih izvoda, itd.) Imaju mogućnosti bez papira, omogućujući kupcima pristup izvodima i njihovo plaćanje elektroničkim putem', kaže Lubega. 'Slično tome, mnogi liječnici & apos; uredi (uključujući neke veterinare) imaju portale za pacijente koji će sigurno čuvati i medicinske kartone i izjave. ' Budući da ovim vrstama izvoda i računa možete pristupiti putem interneta, moći ćete biti organizirani kod kuće bez suvišnog papira.

Profesionalni savjet? Ona preporučuje prijavljivanje lozinki u knjigu, poput osobne internetske adrese i dnevnika lozinki Peter Pauper Pressa ( 7,95 USD, amazon.com ), jer ima dovoljno prostora za bilježenje povjerljivih podataka i uvijek možete držati umjesto uređaja. 'Iako će vam gotovo sve usluge bez papira omogućiti plaćanje kreditnom karticom, dvostruko provjerite postoje li naknade povezane s plaćanjem kreditnom karticom, a ne izravno povlačenje s vašeg tekućeg računa', savjetuje ona. 'Potonje je gotovo uvijek besplatna opcija.'

Komentari